Crystal Reports Grundlagen¶
Wichtige Symbolleisten in Crystal Reports¶
In Crystal Reports gibt es verschiedene Symbolleisten, die die Arbeit bei der Berichterstellung vereinfachen. Die wichtigsten Symbole dieser Symbolleisten werden hier noch einmal in ihrer Funktionsweise erläutert.
Standard¶
| Symbol | Kurzbeschreibung | Aktion |
|---|---|---|
 | Vorschau | Öffnen der Vorschau |
 | Feld-Explorer | Öffnen des Fensters mit den Datenbankfeldern und anderen speziellen Feldern |
 | Bericht-Explorer | Öffnen des Fensters mit allen im Bericht verwendeten Feldern |
 | Repository-Explorer | Öffnen des Fensters zum Zugang an den Repository Server, der gespeicherte Objekte wie z.B. wiederverwendbare Formeln enthält. (Bezahlter Dienst) |
Format¶
| Symbol | Kurzbeschreibung | Aktion |
|---|---|---|
 | Format unterdrücken | Unterdrückt Felder, die im Bericht nicht angezeigt werden sollen |
 | Format sperren | Sperrt Formatangaben für die ausgewählten Objekte. Diese können dann nicht versehentlich umformatiert werden |
 | Größe und Position sperren | Sperrt das Verschieben und verändert die Größe, der ausgewählten Objekte |
Einfügewerkzeuge¶
| Symbol | Kurzbeschreibung | Aktion |
|---|---|---|
 | Textobjekt | Ein Textobjekt einfügen |
 | Gruppe | Eine Gruppierung durchführen |
 | Gruppenergebnis | Ein Gruppenergebnis einfügen |
 | Kreuztabelle | Eine Kreuztabelle einfügen |
 | Unterbericht | Einen Unterbericht einfügen |
 | Linie | Eine Linie einfügen |
 | Rechteck | Ein Rechteck einfügen |
 | Bild | Ein Bild einfügen |
Assistentenwerkzeuge¶
| Symbol | Kurzbeschreibung | Aktion |
|---|---|---|
 | Datenbank-Assistent | Öffnet den Datenbank-Assistenten zum Datenbank-Explorer und den aktuellen Verknüpfungen |
 | Gruppen-Assistent | Öffnet den Gruppen-Assistenten zum Bearbeiten der Gruppen |
 | Assistent für die Gruppen-Sortierung | Öffnet den Gruppen-Assistenten zum Positionieren und Sortieren von Gruppen |
 | Assistent für die Datensatz-Sortierung | Öffnet den Assistenten für die Datensatzsortierung, zum Sortieren der Daten nach Datenfeldern |
 | Auswahl-Assistent | Öffnet den Auswahl-Assistenten zum Filtern der Daten nach bestimmten Kriterien |
 | Sektions-Assistent | Öffnet den Sektions-Assistenten und zeigt alle Bereiche des Berichts mit den zur Verfügung stehenden Optionen |
 | Formel-Editor | Öffnet den Formal Workshop-Assistenten mit allen verwende-ten Felder und Formeln im Bericht |
 | Format-Editor | Öffnet den Format-Editor zum Bearbeiten der Formatierungs-Optionen der Objekte |
 | Hervorhebung | Öffnet den Hervorhebungs-Assistenten mit dem Kriterien zur Hervorhebung bestimmter Datenfelder, anhand von vorgegebenen Bedingungen, festgelegt werden können. |
Navigation¶
| Symbol | Kurzbeschreibung | Aktion |
|---|---|---|
 | Aktualisieren | Aktualisiert die Berichtsdaten anhand der aktuellen Datenbankdaten. Diese Funktion wird benötigt, wenn die Auswahl der Testdaten in Magellan geändert wurde |
 | Abbrechen | Bricht die Aktualisierung der Berichtsdaten ab. Üblicherweise dauert das Aktualisieren nur einen Augenblick, so dass diese Funktion nicht genutzt wird |
 | Erste Seite | Springt bei mehrseitigen Berichten auf die Erste Seite |
 | Vorige Seite | Springt bei mehrseitigen Berichten auf die vorige Seite |
 | Seiten N von M | Zeigt die aktuelle und die Anzahl aller Seiten eines mehrseitigen Berichts an |
 | Nächste Seite | Springt bei mehrseitigen Berichten auf die nächste Seite |
 | Letzte Seite | Springt bei mehrseitigen Berichten auf die Letzte Seite |
Optionen¶
Beim Erstellen und Bearbeiten von Berichten sollten Sie immer die gleichen Einstellungen nutzen, bestimmte Schriften und –grade, bestimmte Feldformate, z.B. Währungen mit Euro oder Datum immer im Format TT.MM.JJJJ, etc. Ihre Arbeitsumgebung sollte optimal auf Ihre Arbeitsweise eingestellt werden, damit Sie unnötige Schritte einsparen können. Alles dies können Sie in den Crystal-Reports Optionen unter Datei > Optionen und Datei > Berichtoptionen einstellen. Das Dialogfenster Optionen besteht aus acht Registerkarten, in der Sie bestimmte Verhaltensweisen in Crystal Reports voreinstellen können. Die wichtigsten Optionen werden im Folgenden erklärt.
Layout¶
| Option | Empfehlung | Bedeutung |
|---|---|---|
Rasteroptionen > Am Raster ausrichten | Nicht markiert | Richtet alle Objekte am Raster aus. Über Tastaturpfeile können Objekte entlang des Rasters ausgerichtet werden. Ohne den Haken funktioniert die Ausrichtung mit der Maus über eine Frei-formplatzierung |
Rasteroptionen > Rastergröße | 0,1 cm | Gibt an, wie weit die Punkte des Rasters auseinanderliegen. Die kleinste mögliche Größe, für eine möglichst akkurate Ausrichtung wird empfohlen |
Feldoptionen > Feldnamen anzeigen | Markiert | Gibt an, ob Ihnen die Feldnamen im Bericht dargestellt werden sollen |
Feldoptionen > Detailfeldtitel einfügen | Nicht markiert | Wenn Sie ein Datenbankfeld in den Detailbereich einfügen, wird automatisch ein Textobjekt erzeugt und im Seitenkopf abgelegt. Dies kann hilfreich für Listen mit Kopfzeile im Seitenkopf sein. In den meisten Fällen nutzen Sie aber einen Gruppenkopf für Listen |
Feldoptionen > Gruppennamen mit Gruppe einfügen | Nicht markiert | Wenn Sie eine Gruppierung durchführen wird automatisch ein Gruppenname angelegt. Dieser kann in den Gruppenoptionen festgelegt werden. Der Gruppenname wird in jedem Falle im Feld-Explorer abgelegt. Wenn der Haken aktiv ist, dann wird das Feld auch im Gruppenkopf gleich in den Bericht eingefügt. Dies lässt sich für den Fall, dass man das möchte, auch manuell machen. |
Datenbank¶
| Option | Empfehlung | Bedeutung |
|---|---|---|
Tabellen und Felder > Namen anzeigen | Namen anzeigen | Legt fest, ob nur die Tabellen- und Feldnamen, und/oder die Beschreibung aus der Datenbank gezeigt wird. Aufgrund, von Platzmangel und der Tatsache, dass in Magellan keine Beschreibungen in der Datenbank vorhanden sind, reichen die Namen aus |
Tabellen und Felder > Tabellen alphabetisch sortieren | Markiert | Sortiert die Tabellen in den Anzeigen alphabetisch |
Tabellen und Felder > Felder alphabetisch sortieren | Nicht markiert | Sortiert die Felder in den Anzeigen alphabetisch. Die Felder werden von STÜBER SYSTEMS möglichst in logischen Gruppen zusammengelegt, z.B. Alle Adressfelder hintereinander. Wenn Sie alphabetisch sortieren, müssten Sie die Listen scrollen, um an nahe Informationen zu gelangen |
Daten-Explorer > Tabellen | Markiert | Legt fest, ob im Daten-Explorer Tabellen angezeigt werden sollen. Zwingend notwendig |
Daten-Explorer > Ansichten | Markiert | Legt fest, ob im Daten-Explorer Ansichten angezeigt werden sollen. Zwingend notwendig |
Daten-Explorer > Alles andere | Nicht markiert | Legt weitere Objekte fest, die im Daten-Explorer angezeigt werden sollen |
Erweiterte Optionen > Beim ersten Regenerieren überprüfen | Nicht markiert | Der Bericht wird anhand der aktuellen Version der aktiven Datenbank regeneriert, führt aber zu Problemen, bei Nutzern mit eingeschränkten Zugriffsrechten |
Erweiterte Optionen > Automatische intelligente Verknüpfung | Nicht markiert | Verknüpft die einbezogenen Tabellen automatisch untereinander |
Formel-Editor¶
| Option | Empfehlung | Bedeutung |
|---|---|---|
Textoptionen | Nach Ermessen | Hier stellen Sie die Schrift -art und -größe des Formeltextes ein. Wählen Sie eine entsprechend Ihres Monitores passende Größe aus |
Standardformelsprache | Basic-Syntax | Crystal Reports Formeln können in einer Basic- oder einer vereinfachten Form, der Crystal-Syntax erstellt werden. Aufgrund von Kentnissen in Basic/Visual-Basic bei manchen IT-Lehrern, verwendet STÜBER SYSTEMS die Basic-Syntax |
Reporting¶
| Option | Empfehlung | Bedeutung |
|---|---|---|
Lesen von Daten > NULL-Werte in Datenbank zu Standard konvertieren | Markiert | Konvertiert Datenbank NULL-Werte (Nicht initialisierte Datenbankfelder, bzw. leer) in die vom Datentyp vorgesehenen Leer-Werte, z.B. Anstatt NULL; Zahlen = 0 und Texte = „ “ |
Lesen von Daten > Andere NULL-Werte zu Standard konvertieren | Markiert | Konvertiert NULL-Werte, die nicht aus der Datenbank kommen in die vom Datentyp vorgesehenen Leer-Werte, z.B. Anstatt NULL; Zahlen = 0 und Texte = „ “ |
Lesen von Daten > Immer lokal sortieren | Markiert | Gibt an, ob die Sortierung anhand der Ländereinstellung (Windows) vorgenommen werden soll |
Daten mit Bericht speichern | Nicht markiert | Gibt an, ob die Daten mit dem Bericht gespeichert werden sollen. |
Unterbericht beim Öffnen von Berichten erneut importieren | Nicht markiert | Bindet einen Unterbericht beim Öffnen des Berichtes automatisch neu ein. Dazu muss der Bericht aber immer an der gleichen Stelle gespeichert liegen. Da Unterbericht als vollständige Berichte innerhalb des Hauptberichts gespeichert sind, ist diese Option nicht nötig. |
Berichte automatisch Speichern nach X Minuten | 5 Minuten | Speichert den Bericht nach der eingegebenen Zeit automatisch ab |
Felder¶
| Option | Empfehlung | Bedeutung |
|---|---|---|
Feldformat | Stellen Sie für Währung und Datumsangaben ein | Geben Sie an wie Feldtypen grundsätzliche dargestellt werden sollen. Für jeden Feldtyp können Sie dies separat einstellen. Zum Beispiel Währung: 5€; 5,00€ oder 5000€; 5.000€ etc. |
Schriftarten¶
| Option | Empfehlung | Bedeutung |
|---|---|---|
Standardschriftarten > Felder, Textobjekte, Feldtitel | Stellen Sie diese drei nach Ihren Wünschen ein | Geben Sie an, in welcher Schriftart, Schriftgröße, ob mit oder ohne Rahmen, evtl. in verschiedenen Farben, bestimmte Felder standardmäßig dargestellt werden Felder = Datenbankfelder Feldtitel = Automatisch angelegte Feldbeschreibungen beim Ablegen der Felder im Detailbereich (in Verbindung mit Optionen > Layout > Feldoptionen >Detailfeldtitel einfügen)Textobjekte = Alle anderen Textobjekte |
Berichtsoptionen¶
Einen Teil der Optionen werden beim Anlegen eines neuen Berichtes als Berichtsoptionen übernommen und pro Bericht gespeichert. Wenn Sie die Optionen bereits eingestellt haben, müssen Sie üblicherweise nichts an der Stelle ändern. Einige ältere Berichte von STÜBER SYSTEMS entsprechen ggf. nicht den aktuellen Erkenntnissen der empfohlenen Optionen und können dann in den Berichtsoptionen angepasst werden.
Die Berichtsoptionen erreichen Sie über Datei > Berichtsoptionen.
Eigenschaften¶
Unter Datei > Eigenschaften erreichen Sie die Dokumenteneigenschaften. Hier können Sie ähnlich wie dies in Word eingestellt werden kann, zusätzliche informative Angaben zum Bericht gemacht werden. Durch die Angabe von z.B. Titel wird Ihnen anstatt des Dateinamens in den Registerkarten der Berichte dieser Titel angezeigt. Dies können Sie üblicherweise in älteren STÜBER SYSTEMS Berichten beobachten.
